Catatan Pengantar
Up Grading Kepengurusan JMF UGM 2012[1]
Adhe Nuansa Wibisono, SIP[2]
Hubungan Internasional UGM
Jamaah Muslim Fisipol UGM, Organisasi Besar?
Apa yang terbayang di kepala anda ketika saya menyebutkan Jamaah Muslim Fisipol UGM? Persepsi yang muncul di kepala kita semua tentu akan berbeda-beda, sesuai dengan informasi yang kita miliki akan Jamaah Muslim Fisipol (selanjutnya disebut JMF). Di benak sebagian orang akan berpikir JMF sebagai sebuah organisasi dalam level fakultas, ada yang berpikir JMF sebagai tempat kumpulnya anak-anak musholla, ada yang berpikir kalo mau belajar agama mungkin JMF tempatnya, satu teman kita berpikir akan komunitas tempat makan-makan dan jalan-jalan, ada juga mungkin yang berpikir JMF itu adalah event organizer Islami atau juga komunitas untuk belajar bahasa Arab. Perbedaan persepsi ini menjadi suatu titik awal penting bagi teman-teman semua untuk memahami apa dan bagaimana JMF itu.
Organisasi mahasiswa adalah titik bertemunya banyak manusia dalam satu waktu, yang pastinya akan membawa banyak pendapat, cara pandang, kebiasaan dan watak di dalam pengelolaan sebuah organisasi tersebut. Dalam sisi lain kita juga harus melihat arti sejarah organisasi dalam pengertian sejauh mana organisasi ini telah berdiri, apa alasan dan mimpi awal ketika organisasi ini dibangun. Siapa saja orang-orang yang pernah ada dan membangun sejarah di organisasi ini? Apa saja yang telah mereka lakukan, apa saja hal-hal yang belum tercapai dalam mimpi besar sebuah organisasi? JMF sebagai sebuah organisasi mahasiswa juga tidak lepas dari pertanyaan-pertanyaan yang telah diajukan di atas.
Sebelum saya bertanya pada anda sekalian tentang apa yang akan kalian lakukan di JMF pada tahun 2012 ini, saya akan bertanya kembali sejauh mana kita telah mengenal JMF? Menjadi satu awalan yang baik bagi para pengurus harian 2012 untuk mencari tahu lebih dalam mengenai JMF : 1. Bagaimana sejarah awal JMF itu dibangun, 2. Perubahan-perubahan bentuk organisasi yang telah terjadi di JMF, 3. Siapa saja para alumni dan senior yang pernah berada di JMF, yang kemudian menjadi tokoh public, 4. Program-program apa yang menjadi keunggulan atau inovasi dari tiap angkatan di JMF, 5. Hal-hal besar apa yang belum tercapai dari angkatan-angkatan sebelumnya dan masih tetap penting untuk dicapai, 6. Apa sebenarnya raison d’etre JMF itu harus ada?
Jika pertanyaan di atas telah coba untuk dijawab bersama-sama dengan para pengurus baru maka kita semua telah memulai satu titik dalam awal kepengurusan yang baik. Paling tidak kita telah berupaya untuk menyamakan persepsi tentang apakah JMF itu sendiri. Kita semua telah memahami bahwa JMF adalah sebuah organisasi mahasiswa yang berorientasi pada lembaga dakwah di tingkatan fakultas Ilmu Sosial dan Politik UGM. Kita telah memahami bahwa JMF adalah sebuah organisasi yang telah ada kurang lebih selama 20 tahun dan beberapa kali pernah mengalami perubahan struktur organisasi. Kita juga akhirnya memahami bahwa JMF itu sendiri dibangun oleh keragaman elemen yang ada di Fisipol UGM sehingga karakteristik pemikiran dan elemen yang beragam merupakan kekayaan dari sejarah organisasi JMF itu sendiri.
Kita juga akhirnya memahami bahwa JMF adalah tempat lahir dan berkembangnya para tokoh publik yang berpengaruh baik di tingkat daerah maupun nasonal, sehingga napak tilas para alumni merupakan curahan inspirasi yang akan membuat kita meningkatkan optimalitas kinerja dari JMF itu sendiri. JMF sendiri memiliki kekuatan kultural yang menjadi keunggulan kolektif yang bisa jadi tidak dimiliki oleh organisasi lain baik di tingkat fakultas maupun universitas.
Visi, Program Kerja, Standar Keberhasilan
Lalu apa selanjutnya yang harus dilakukan? Anda semua akhirnya memahami bahwa JMF adalah sebuah organisasi besar yang memiliki sejarah panjang, kemudian apa? Pada titik inilah anda semua harus mengembalikan tujuan organisasi anda selama setahun ke depan pada kesepakatan yang telah dicapai pada Musyawarah Besar JMF kemarin. Apa yang menjadi visi besar dari kepengurusan anda kali ini? Apa yang membuat kepengurusan anda kali ini akan berbeda daripada kepengurusan JMF sebelumnya? Apa satu karya yang membuat kepengurusan anda akan diingat oleh kepengurusan-kepengurusan setelah anda? Inilah yang harus dirumuskan bersama diantara para pengurus harian dan staf JMF 2012.
Misalkan kita memulainya dari sharing isu-isu yang terjadi di seputar kampus Fisipol UGM atau juga kita mendiskusikannya dari hal-hal mendasar yang menjadi harapan dari sebagian besar anggota JMF. Contoh isu yang menarik untuk dikembangkan oleh JMF adalah : 1. Pengadaan shalat jum’at berjamaah di lingkungan Fisipol, 2. JMF tampil sebagai ikon Islamic Learning tingkat fakultas, 3. Inisator pengajian bulanan dosen dan karyawan sebagai momentum untuk memperkuat daya tawar JMF, 4. Semarak budaya islami di dalam lingkup Fisipol, 5. Perluasan pengaruh JMF di lembaga mahasiswa jurusan dan fakultas di Fisipol (HMJ, BO, Pers). Dari penyatuan ide ini maka kita telah menentukan sebuah visi bersama perjalanan panjang kepengurusan JMF 2012 setahun ke depan.
Setelah anda semua telah menyepakati sebuah visi, maka saatnya untuk menjabarkan visi itu kepada sebuah tahapan yang lebih mendetail dan terperinci. Visi itu akan diturunkan pada sebuah program kerja setahun yang akan dievaluasi per enam bulan melalui mekanisme Musyawarah Tengah Tahun. Program kerja itu akan diturunkan kembali melalui berbagai departemen yang ada di JMF, misalkan : 1. Kaderisasi, 2. Syiar, 3. Pelayanan Publik, 4. Humas, 5. Media Opini, 6. Kemuslimahan, 7. JMF Corporation, 8. Intelektual Muda Fisipol.
Yang mesti diingat oleh anda adalah, pembagian turunan ini kepada berbagai departemen ini bukan berarti membuat anda bekerja secara terpisah, sendiri-sendiri dan tidak saling terkait satu dengan yang lainnya. Pembagian departemen ini bertujuan agar capaian visi anda tersebut dapat dipenuhi secara optimal melalui pemenuhan target-target pada standar keberhasilan di masing-masing departemen.
Organisasi yang baik adalah organisasi yang memiliki sebuah alat evaluasi yang jelas dalam pencapaian visi organisasi. Alat evaluasi tersebut diwujudkan dalam sebuah standar keberhasilan yang bersifat kuantitatif dan dapat dihitung berapa persen tingkat keberhasilannya. JMF 2012 telah menyelesaikan sebuah problem mendasar yang terdapat pada organisasi JMF selama ini yaitu sebuah alat ukur kepengurusan yang dapat dihitung keberhasilannya secara detail.
Selama ini kepengurusan JMF tidak memiliki acuan yang jelas dalam mengartikan kata “berhasil” atau “gagal”. Sehingga evaluasi yang dilakuakan setiap Mubes terkesan bersifat normatif dan tidak memberikan solusi konkret dan praktis mengenai target keberhasilan yang belum dicapai pada kepengurusan sebelumnya. Dengan adanya standar keberhasilan baru yang telah dirumuskan pada Mubes JMF, maka masalah klasik itu harapannya tidak terulang lagi pada kepengurusan saat ini.
Standar keberhasilan kemudian dimaknai sebagai targetan yang harus dicapai agar visi kepengurusan itu dapat diraih. Maka program kerja itu dimaknai sebagai penjabaran visi secara definitif yaitu apa yang harus dilakukan dalam meraih visi. Sedangkan standar keberhasilan itu dimaknai sebagai penjabaran visi secara kuantitatif dan kalkulatif, seberapa banyak dan seberapa sering kita harus melakukan atau mendapatkan sesuatu agar visi tercapai.
Misalkan perumusan berapa banyak target mahasiswa fisipol yang dapat dijaring pada proses LK1, LK2, LK3. Kemudian berapa kali JMF mengadakan kajian yang bersifat eksternal, berapa kali yang bersifat internal, berapa banyak anggota JMF yang menjadi ketua atau pengurus HMJ, apakah anggota JMF dapat menjadi ketua angkatan di jurusan, berapa banyak buletin yang terbit dalam setahun kepengurusan, apakah Seminar Nasional dapat dijalankan, berapa banyak tokoh publik yang berhasil dikunjungi oleh JMF, berapa banyak alumni JMF yang berhasil dijaring kembali, berapa kali anggota JMF muncul di surat kabar membawa nama JMF, apakah pengadaan jaket terlaksana, berapa banyak kajian kemuslimahan yang dilaksanakan, berapa persen program kerja yang berhasil dilaksanakan apakan mencapai batas minimal keberhasilan?
Sehingga anda semua harus membangun sebuah cara pandang yang terkait antara visi kepengurusan, program kerja dan standar keberhasilan. Visi itu menjadi kesatuan dari mimpi besar kepengurusan anda, kemudian anda definisikan secara mendetail melalui penjabaran program kerja dan kemudian anda akan capai dalam pemenuhan kuantitatif pada standar keberhasilan yang telah disepakati.
Problem Komunikasi
Hal lain yang perlu dicermati dalam organisasi adalah problem komunikasi yang umumnya sering terjadi diantara anggota organisasi. Problem komunikasi ini dapat menjadi penghambat dalam pencapaian keberhasilan sebuah kepengurusan jika tidak ditangani secara baik dan tuntas. Faktor-faktor umum yang biasanya menjadi penyebab dari masalah komunikasi ini adalah : 1. Perbedaan sifat dan karakter, 2. Masalah kebiasaan dan budaya yang berbeda, 3. Budaya komunikasi tertutup, 4. Masalah yang dipendam sendirian, 5. Rapat yang bersifat kaku dan terlalu formal, 6. Kurangnya kedekatan kultural antara anggota organisasi.
Ada beberapa langkah mudah yang dapat dilakukan agar masalah komunikasi ini dapat diminimalisir secara bertahap : 1. Adanya sekretariat kultural bagi anggota, 2. Budaya komunikasi yang terbuka dan asertif, 3. Rapat yang efektif dan interaktif.
Sekretariat kultural, ide ini sebenarnya sederhana saja yaitu adanya kontrakan yang dijadikan sebagai tempat ngumpul para anggota dan pengurus JMF dan sebaiknya berbentuk kontrakan rumah bersama. Lebih baik lagi jika para pengurus bisa bersama-sama tinggal di satu rumah tersebut dan seluruh kelengkapan organisasi bisa dilengkapi di sana. Bagi anggota dan pengurus JMF yang ikhwan bisa menjadikan kontrakan anak JMF sebagai sekretariat kultural ikhwan JMF. Sehingga anggota JMF bisa membudayakan tempat kumpul yang permanen dan mudah untuk mencari jajaran pengurus JMF jika berkaitan dengan kebutuhan organisasi.
Begitu pula dengan para akhwat JMF bisa bersatu dan tinggal dalam sebuah kontrakan dan menjadikan kontrakan bersama itu sebagai tempat berkumpulnya para muslimah JMF. Kegiatan-kegiatan keakhwatan yang bersifat internal organisasi seperti pembinaan, kajian-kajian khusus, konseling muslimah bisa dilaksanakan di sana. Tetapi kegiatan-kegiatan yang bersifat eksternal seperti kajian-kajian umum, seminar-seminar dan aktivitas publik lainnya tetap diprioritaskan di kampus agar dapat berinteraksi langsung dengan para mahasiswi muslim yang belum begitu aktif di JMF.
Kegiatan-kegiatan kultural diantara anggota dapat secara efektif dikelola melalui basis kontrakan ini. Para ikhwan dapat lebih mudah jika ingin mengadakan aktivitas futsal bersama, berenang, nonton film, kegiatan naik gunung dan aktivitas lainnya. Selain itu program-program yang bersifat penguatan internal akan dapat dijalankan dengan adanya kontrakan ikhwan ini seperti program hafalan, mentoring lembaga, grup diskusi keislaman dan grup diskusi sosial politik yang berbasiskan pada kontrakan.
Dari sisi akhwat, program-program khusus seperti grup diskusi muslimah, program hafalan, kelompok memasak, klub menjahit atau keterampilan khusus wanita lainnya dapat dikembangkan dengan adanya kontrakan yang ditujukan khusus kepada akhwat muslimah anggota dan pengurus JMF. Dengan adanya pola kontrakan seperti ini maka penguatan organisasi JMG secara simultan akan terjadi secara terus menerus setiap hari, sehingga akan menjadi modal sosial yang besar bagi JMF.
Budaya komunikasi yang terbuka dan asertif, dalam organisasi sebaiknya dibangun budaya komunikasi yang langsung, terbuka tanpa adanya komunikasi di belakang atau pembicaraan di belakang rapat. Jadi jika ada perbedaan pendapat di dalam JMF maka seharusnya disampaikan secara langsung pada forum-forum bersama yang telah disediakan seperti rapat mingguan, rapat bulanan, rapat departemen, grup facebook, twitter, musyawarah besar, musyawarah kerja dan musyawarah evaluasi.
Kemudian paradigma yang dibangun adalah membedakan masalah person dan problem. Jadi dalam organisasi yang dikritik adalah soal problem bukan soal person, kita harus terbiasa memisakhkan kecendrungan personal dengan problem yang terdapat di organisasi. Dalam organisasi kedewasaan dan kematangan dalam proses perbedaan pendapat, kritik-mengkritik, evaluasi antara staf dan pengurus itu adaalah proses bertahap yang terus dibangun. Anggota dari organisasi JMF diharapkan dapat memisahkan permasalahan pribadi dengan pekerjaan-pekerjaan organisasi, sehigga komitmen profesionalitas secara bertahap akan terus diasah.
Minimalisir budaya berbicara di belakang yang akan menjadi faktor yang akan mengeruhkan suasana di dalam organisasi. Jika memang terdapat perbedaan pendapat diantara para anggota maka sampaikanlah secara terbuka dalam forum-forum yang ada. Budaya keterbukaan seperti ini secara jangka panjang akan berdampak positif pada organisasi dan akan menumbuhkan sikap saling percaya diantara sesama anggota organisasi. Kelebihan lainnya adalah para anggota akan terbiasa untuk berpikir secara logis dan berupaya membangun argumennya agar mudah dipahami dan disetujui oleh pihak lain, sehingga budaya komunikasi terbuka ini akan menjadi satu mekanisme dasar dalam sehatnya jalan organisasi.
Rapat yang efektif dan interaktif, rapat sebenarnya dapat dioptimalkan jika cara pandang kita akan rapat dapat diubah dan diperbaiki. Rapat bukan lagi tempat untuk membicarakan lintasan ide dan masalah, tetapi rapat dapat diorganisir menjadi sebuah ruang pertemuan ide-ide yang telah disusun secara matang. Sehingga ketika para anggota ataupun para pengurus bertemu dalam rapat maka itu digunakan untuk memutuskan ide mana yang lebih rinci, detail, rasional dan possible untuk dijalankan.
Misalkan dalam rapat tentang seminar nasional, maka sebelum rapat itu dilaksanakan maka masing-masing pengurus atau anggota telah mencoba untuk membuat targetan pembicara, venue, anggaran biaya, pembagian kerja dll. Jadi pada saat berdiskusi dalam rapat para anggota dan pengurus itu telah dalam posisi kepala penuh ide dan siap menawarkan ide terbaiknya pada forum rapat. Dapat dibayangkan kualitas rapat seperti apa yang dapat dibangun jika setiap pihak sudah mempersiapkan proposal kegiatan terbaiknya, rapat itu akan menjadi sebuah forum yang sangat efektif dalam memadukan opsi-opsi terbaik yang ada.
Dalam penyiapan materi rapat juga dapat memaksimalkan teknologi dengan menggunakan media powerpoint, kemudian ide-ide dan gagasan bisa terlebih dahulu dishare melalui mailing list ataupun grup facebook. Siapapun boleh melakukan inisiatif dan dapat menggali ide-ide kreatifnya secara mendalam, bahkan grup facebook dapat menjadi sarana awal untuk melihat respon atas ide yang ditawarkan, kritik dan masukan yang masuk melalui itu dapat menjadi pengayaan ide sebelum ditawarkan lagi di rapat departemen atau rapat pengurus. Dengan demikian rapat menjadi lebih interaktif karena dapat memaksimalkan tekonologi informasi yang ada saat ini.
Recent Comments